Uniek Bedrijfsfeest

Bij het organiseren van een evenement komt heel wat kijken (bedrijfsfeest hilversum). Het is vaak een grote uitdaging. Maar als het een succes wordt, haal je er ook veel voldoening uit. Belangrijk is dat je niets over het hoofd ziet bij de voorbereiding ervan. Daarvoor is een stappenplan of checklist voor het organiseren van een evenement van onschatbare waarde.

Dat is belangrijker dan je denkt, want zij zijn het fundament van alles (stripper huren). Je wil bijvoorbeeld: x aantal klanten terugzien en x% een nieuw contract laten sluiten; een salesboost van x% realiseren je personeelsverloop vertragen naar x gemiddelde tijd. Doelstellingen maak je best Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dan kan je achteraf ook concreet evalueren om het de volgende keer nóg beter te doen.

Wat verwacht je van je genodigden? Dit geeft richting aan je event. Hoeveel mensen nodig je uit? Dit is bepalend voor locatie en budget. Let wel: meer gasten is niet per se beter. Vertrekpunt: hoe groot is het totale budget dat je mag/wil spenderen? Je kan het ook anders aanpakken: je event plannen en onderweg bekijken waar je uitkomt qua kostenplaatje.

s.m. sponsors). Check de kalender van concurrenten; Houd andere (grote) evenementen in de gaten; Mijd vakanties, hartje winter en zomer, sportevents; Schrap maandag, vrijdagavond en spitsuren; Houd rekening met pieken van je leveranciers; After work, liever geen werk (wel fun). Van zodra je doelstellingen, aantal gasten en budget bekend zijn, ga je op zoek naar een goede, nee, de perfécte locatie.

Bekijk meer dan één optie en weeg pro’s en contra’s tegen elkaar af. In principe kan je van elke locatie, zelfs een schuur, ‘thé place to be’ maken. Maar dan lopen ook de kosten voor aankleding aardig op. bereikbaarheid en parkeermogelijkheid; wat met catering? Kan de locatie cateringbedrijven voorstellen? hoe zit het met audiovisuele infrastructuur, stroomvoorziening, verwarming, vestiaire, toiletten? wat is voorzien, waar moet je zelf achteraan? hoe zit het met opbouwen/afbreken, schoonmaak, security?. - bedrijfsfeest hilversum..

Gespecialiseerde websites voor het vinden van een locatie zijn: De liefde van je gast gaat door de maag. Na de uitstraling van de locatie is de kwaliteit van de catering vaak het meest bepalend voor de impact van je evenement. Laat food & beverage aansluiten bij je thema. Denk ‘out of the box’, samen met een ervaren cateraar komt er zeker iets origineels uit de bus.

Bedrijfsfeest Catering

Een grote variatie aan originele hapjes en drinks kan beter in de smaak vallen; Houd rekening met de groeiende groep van vegetariërs en gluten-/ lactose-intolerante gasten; ook te veel suiker en vet is ‘out’; Kies voor een cateraar die de locatie kent of zeker vooraf ter plaatse komt kijken. Alles ligt vast.

Dit kan ook via een Facebook event. Vergeet de niet! gaat snel en kostenbesparend via met een onderwerpregel die uitnodigt tot openen. Stuur gerust een tweede en derde mail, als reminder. Een via de post? Goed idee. Je krijgt zeker meer aandacht nu de brievenbus leger is dan de e-mail inbox.

Creëer een event beeld endie je in al je communicatie vermeldt. Vergeet bv. Instagram niet. Ga op zoek naar bloggers en vloggers met veel volgers, ‘influencers’, voor meer visibiliteit. Breng op de hoogte en bezorg hen de nodige info. Post ook het event foto’s, leuke reacties, etc. Maak vooraf een voor je evenement: beschrijf in detail wie wat wanneer en waar precies moet doen, dé houvast op D-Day.

Wie staat in voor onthaal, catering, hostessen, audiovisueel materiaal, IT, social media, …? Maak concrete afspraken met sponsors en andere partners. Een is het halve werk. Beschrijf precies en overzichtelijk wat je van wie verwacht - bedrijfsfeest hilversum. Voeg contactgegevens (gsm) bij zodat iedereen bereikbaar is. Doe een of generale repetitie. Ga de dag voordien door het hele event en check of alles loopt zoals voorzien.

Last-minute aanpassingen zijn dan nog mogelijk. “Wat als…?” is dé centrale vraag. Zorg voor duidelijke bewegwijzering aan invalswegen, dichtbij de locatie, binnen, naar vestiaire, toiletten, enz.

Een evenement organiseren kost energie, maar levert je ook veel op. Ga je voor enthousiaste bezoekers, tevreden medewerkers en goede publiciteit? Mis deze tips dan niet. Bij het organiseren van een evenement moet je aan veel zaken denken. Je moet overzicht zien te houden en tegelijkertijd aandacht schenken aan allerlei details.

Bedrijfsfeest Friesland

Enthousiaste bezoekers, tevreden sprekers en artiesten, mooie berichten in de pers; daar doe je het voor. We delen graag een aantal belangrijke tips met je die wij opgedaan hebben in onze jarenlange ervaring met het organiseren van evenementen - bedrijfsfeest hilversum. Voordat je iets begint te regelen, is het goed om bewust stil te staan bij het doel van je evenement en voor wie je het organiseert.

Zo is het handig om te weten of je vooral jonge bezoekers wilt trekken of juist 50-plussers. Dat bepaalt de keuze voor de locatie, de aankleding, muziek, de manier van uitnodigen en andere cruciale zaken. Een voorbeeld:Een duurzaamheidscongres heeft meerdere doelgroepen: naast een programma voor ondernemers is er een aparte publieksdag.

Omdat zij de toekomst zijn, en heel praktisch, omdat ze zo mee kunnen. De organisatie biedt ze een speciaal programma bestaande uit leerzame en actieve elementen en optredens van hippe artiesten. Bij het organiseren van een evenement draait het om communicatie. Denk aan contacten met je publiek (zo heeft communicatie een sleutelrol in het voorkomen van no-shows), sprekers, artiesten, maar ook de exploitant van de locatie, gemeente, sponsoren en de pers.

Duidelijke communicatie zorgt voor een soepel verlopend evenement. En daar werken mensen graag aan mee. Een communicatieplan helpt je om vanaf de start van de organisatie scherp te zijn op tijdige communicatie met de juiste betrokkenen. bedrijfsfeest hilversum. Een andere belangrijke voorwaarde voor een succesvolle organisatie is het budget. Van tevoren een begroting opstellen loont.

Ook bij het aanvragen van financiële middelen bij sponsoren en fondsen heb je deze vaak nodig. Fondsenwerving wordt hierin vaak onderbelicht. Zo zijn er diverse fondsen die evenementen met culturele en maatschappelijke doeleinden ondersteunen. Doe wel op tijd een aanvraag en geef nog geen geld uit voordat deze gehonoreerd is.

Daar hangen veel te regelen zaken en vaak kosten vanaf:- Welke optredens, sprekers en activiteiten zijn er en hoe plan je die in de tijd?- Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en voorzieningen zijn nodig?- Wat is er aan muziek en ander entertainment nodig?- Wat moet er op foto, film of streaming media worden vastgelegd? Is er een dagvoorzitter of ceremoniemeester nodig? Bedenk ook dat het programma, zodra het is vastgesteld, op meerdere manieren gebruikt gaat worden (bedrijfsfeest hilversum).

Bedrijfsfeest Catering

Daar wil je natuurlijk niet te vaak en in een laat stadium wijzigingen in hoeven doen (bedrijfsfeest hilversum). Dat je aan van alles moet denken, is vast wel duidelijk. We noemden nog niet de bereikbaarheid van je locatie, parkeermogelijkheid, catering, badges, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers, uitnodigingen, herinneringen en niet te vergeten de publiciteit.

Na het organiseren volgt het evalueren van je evenement (bedrijfsfeest hilversum). stripper inhuren. Wij zien dat dat niet altijd wordt gedaan, terwijl het juist kansen biedt. Ook voor de ontvangende locatie, de sprekers, artiesten en vrijwilligers. Wat ging er goed en wat kan er beter? Zijn er voldoende bezoekers geweest? Waren de parkeervoorzieningen in orde? Hoe was de catering geregeld? Laat alle onderdelen van het draaiboek kort de revue passeren.

Dat geeft voor een volgende keer alleen maar gemak. Na het evalueren komt het allerbelangrijkste onderdeel: het succes vieren. Bedank je teamleden en vrijwilligers voor alle inspanningen met een drankje, hapje of een leuke attentie. De inzet van je medewerkers is de grootste succesfactor van je evenement. En aan een goed georganiseerd evenement wil je toch altijd meedoen? Voorbeeld:Bij een jaarlijks terugkerend internationaal Concours Hippique zijn wel 140 mensen actief.

Met een bokaal en bloemen uitgereikt door de burgemeester en een enthousiaste post op Facebook kan voor deze vrijwilliger het evenement niet meer stuk. We kunnen je nog veel meer tips geven, maar wat is nu juist de kunst? Als organisator overzicht houden en je concentreren op de zaken die echt belangrijk zijn.

1. Sta stil bij het doel en de doelgroepen2. Stel een communicatieplan op3. Bepaal vooraf je budget4. Stel je programma tijdig vast5. Leg alle te regelen zaken in een draaiboek vast6. Evalueer je evenement na afloop7. Vier de successen, Credits foto: / Dit artikel is geschreven door: Josine Wouters, Hoofd Sales & Events van het Safari Meeting Centre .

Wanneer je een evenement gaat organiseren, zit je ongetwijfeld vol met goede ideeën en ga je hier het liefst meteen mee aan de slag. Maar om echt een succesvol event te organiseren, moet je eerst weten wat je doelstellingen zijn en wie je doelgroep is. Om de doelstellingen van het event te bepalen moet je goed nadenken over wat het precies is dat je wilt bereiken met het evenement.

Bedrijfsfeest Overijssel

Op basis hiervan kun je vervolgens concrete doelstellingen bepalen (bedrijfsfeest hilversum). Zodra je de doelstellingen goed in kaart hebt, is er ook een duidelijker beeld ontstaan van wie je doelgroep is. Dit kunnen bijvoorbeeld de medewerkers van je bedrijf zijn, je klanten of mensen uit een bepaalde sector. Je organiseert het evenement voor deze mensen, dus het is belangrijk dat je ze goed kent.

Onderzoek waar hun interesses liggen en hoe je de doelgroep het beste kunt bereiken. Pas wanneer je de doelgroep goed in kaart hebt, kun je een evenement organiseren wat volledig bij hen aansluit. In je eentje heb je simpelweg niet genoeg tijd of expertise om een evenement te organiseren. Het is dus belangrijk dat je een goed team om je heen hebt dat je hierbij helpt.

Wijs vervolgens rollen en taken toe waaraan iedereen zich moet houden gedurende de organisatie van het evenement. Het kan zijn dat jouw bedrijf niet over voldoende vakkennis beschikt - bedrijfsfeest hilversum. In dat geval kan het verstandig zijn om de organisatie van het event (deels) uit te besteden. Als je weet wat en wie je wilt bereiken met je evenement, is het belangrijk om een budget vast te stellen.

Op basis hiervan maak je een voorlopig budget wat je kunt specificeren tot een definitief budget naarmate je offertes ontvangt. Ook is het belangrijk om een limiet in te stellen voor hoeveel je aan de verschillende onderdelen mag uitgeven. Reserveer in ieder geval altijd een deel van het budget voor onvoorziene kosten.

Wanneer het budget is vastgesteld, is het belangrijk dat er één iemand uit het organisatieteam aangesteld wordt als budgetbewaker. De budgetbewaker houdt het overzicht over alle kosten die gemaakt worden. Hiermee blijft het kostenplaatje overzichtelijk, want alle uitgaven gaan eerst langs de budgetbewaarder Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je evenement: de locatie - bedrijfsfeest hilversum.

De uitstraling van de locatie speelt een grote rol bij de gehele ervaring die de bezoekers hebben. Daarnaast is de bereikbaarheid van de locatie essentieel. Komen de bezoekers uit het hele land? Dan is het handig om een centraal gelegen locatie te kiezen. Ga voor een locatie die zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed te bereiken is (bedrijfsfeest hilversum).

Bedrijfsfeest Deventer

Je moet hierbij de belangen van de datum en de locatie tegen elkaar afwegen. Wanneer je verbonden bent aan een vaste datum, moet je bijvoorbeeld voor een locatie kiezen die deze datum nog beschikbaar heeft (bedrijfsfeest hilversum). Houd bij het kiezen van een datum altijd rekening met vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen.

Wanneer je oog op een aantal locaties is gevallen, kun je hier een aanvraag doen. Om niet teleurgesteld te worden qua beschikbaarheid, moet je dit ruime tijd van tevoren doen. Zeker bij populaire locaties of in drukke evenementenperiodes, kan het soms nodig zijn om dit tien tot twaalf maanden voor het event te doen.

Vervolgens kun je een afspraak plannen voor een locatiebezoek. Zo kun je de locatie in levende lijve ervaren en de mogelijkheden verder bespreken. Wanneer je alle opties hebt afgewogen en zeker bent van de locatie kun je een ‘go’ geven. De definitieve go geef je uiterlijk zes maanden voor aanvang.